Primera firma electrónica de documentos oficiales

Universidad de Chile da nuevo paso en su modernización administrativa

Universidad de Chile da nuevo paso en su modernización administrativa
El 24 de junio el Rector Ennio Vivaldi firmó electrónicamente 150 documentos, a través de un sistema que permitirá disminuir el uso del papel y ahorrar tiempo en trámites.
El 24 de junio el Rector Ennio Vivaldi firmó electrónicamente 150 documentos, a través de un sistema que permitirá disminuir el uso del papel y ahorrar tiempo en trámites.

Diariamente el Rector Vivaldi, al igual que diferentes autoridades universitarias, invertía parte de su tiempo firmando manualmente cientos de resoluciones, diplomas, certificados y otros documentos institucionales.

Esto no sólo implicaba una búsqueda intensa de espacio en su agenda para que pudiera firmar uno por uno los distintos papeles, sino que también de otras autoridades como por ejemplo el Prorrector, quien también debe rubricarlos.

Es por eso la Dirección de Servicios de Tecnologías de Información y Comunicaciones (DSTI) de la Universidad se generó un sistema de firma electrónica que “facilita la labor cotidiana del Rector, y es al mismo tiempo un símbolo de cómo debieran operar las autoridades a futuro, sin tanto gasto de papel y de manera más rápida, eficiente y segura”, destaca el director del DSTI, José Miguel Piquer.

El 24 de junio pasado, el Rector Vivaldi pudo así firmar electrónicamente 150 diplomas a través de una plataforma donde pudo visualizar previamente los correspondientes archivos en PDF, para luego ingresar su clave de seguridad y registrar su firma en los documentos de manera simultánea.

Piquer destacó que este avance representa un paso relevante en el camino hacia una labor cotidiana de la Universidad en la que no exista documentación de este tipo en papel. “A lo mejor la gente no se lo imagina, pero hablamos de un gran volumen de papel que debía ser firmado diariamente a mano. Era un obstáculo operativo importante y por eso le dimos prioridad", aseguró.

Si bien hace años que existe una ley que permite firmar electrónicamente los documentos del sector público, Piquer explicó que se utiliza poco ya que se deben cumplir normas y estándares exigentes, y que a veces el desarrollo de una plataforma electrónica con claves y usuarios resulta más engorrosa que firmar con lápiz un documento en papel.

De todas formas, el director del DSTI es optimista con respecto al paso dado, ya que “se marca una señal política de hacia dónde queremos ir, impulsando una Universidad sin papel en estos trámites. Cuando logras que la firma esté integrada en la versión digital de un documento original te permite tener un proceso más sólido, seguro y con más fácil seguimiento del trámite”.