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Dirección de Recursos Humanos

Modernización

Contraloría Universitaria agiliza proceso de gestión de decretos

Con el objetivo de reducir los tiempos de traslado de documentos y agilizar el proceso de firma y revisión de los mismos, haciendo más eficaz la gestión administrativa de la Universidad de Chile, los decretos correspondientes al Sistema de Información y Control de Personal (SIAPER) serán tramitados exclusivamente de manera digital, eliminándose la gestión de copias en papel.

Esta nueva metodología permitirá gestionar los documentos de manera electrónica, disminuyendo los tiempos de traslado y tramitación. (Foto: Dircom)

Esta nueva metodología permitirá gestionar los documentos de manera electrónica, disminuyendo los tiempos de traslado y tramitación. (Foto: Dircom)

Durante la primera semana de agosto, los representantes de las diferentes unidades fueron capacitados la nueva manera de gestionar los decretos en la Universidad. (Foto: DSTI)

Durante la primera semana de agosto, los representantes de las diferentes unidades fueron capacitados la nueva manera de gestionar los decretos en la Universidad. (Foto: DSTI)

¿El papel ya no era necesario y los sistemas que teníamos ya permitían hacernos cargo. Ahora Podremos hacer la Universidad más eficiente¿, destacó Roberto Carrasco, subdirector de DSTI. (Foto: DSTI)

¿El papel ya no era necesario y los sistemas que teníamos ya permitían hacernos cargo. Ahora Podremos hacer la Universidad más eficiente¿, destacó Roberto Carrasco, subdirector de DSTI. (Foto: DSTI)

Un sistema de gestión de decretos más eficiente se ha puesto en marcha en la Universidad de Chile a partir del primero de agosto, con una metodología que permitirá fortalecer y modernizar la gestión administrativa de nuestra Casa de Estudios. De esta manera se ha puesto fin a la tramitación en papel de aquellas materias concernientes al Sistema de Información y Control de Personal (SIAPER) a cargo de la Contraloría General de la República.

Se trata de decretos de nombramientos, en calidad de titular y suplente, decretos de honorarios afectos a toma de razón, nombramientos en contrata, renuncias voluntarias, etc; que desde ahora se gestionarán de manera exclusivamente digital, reduciendo considerablemente los tiempos de tramitación de cada uno de ellos.

Magdalena Gandolfo, contralor subrogante y jefa del departamento de control de legalidad de la Universidad de Chile señaló que esta metodología “es un gran avance para toda la cadena que involucra estos documentos, desde su confección”, y agregó que “es muy positivo para la Universidad en términos de gestión, porque un trámite que estaba duplicado va a dejar de estarlo”.

Hasta la fecha, cada documento debía ser confeccionado digitalmente y en papel, copia que debía ser firmada por las autoridades correspondientes y posteriormente trasladado desde cada unidad o campus hasta la oficina de partes de la Contraloría Universitaria. Allí era ingresado y contrastado con su copia online, para luego ser firmado por el Contralor y posteriormente enviado a la Contraloría General de la República para su toma de razón.

Con esta nueva metodología, el documento podrá ser creado y firmado directamente en la plataforma de gestión de personal y luego viajar digitalmente hasta Servicios Centrales de nuestra Universidad, para ser visado por Contraloría en máximo uno o dos días, eliminando los tiempos de espera y traslado y reduciendo el riesgo de retrasos.

Roberto Carrasco, subdirector de Desarrollo y Entrega de Servicios de la Dirección de Servicios de Tecnologías de la Información y Comunicaciones (DSTI) y contraparte técnica del proyecto destacó que el desarrollo se logró alineándose con herramientas tecnológicas que ya estaban disponibles para el uso de las autoridades.

“Se ha dado un gran paso sensibilizando a las personas con respecto al uso de la tecnología. Hay cosas que son innecesarias de seguir haciendo porque la tecnología ya entrega una solución” remarcó sobre la propuesta, que se alinea a la iniciativa Cero Papel, que promueve esta dirección. “El papel ya no era necesario y los sistemas que teníamos ya permitían hacernos cargo. No tuvimos que usar ninguna línea de código para lograr este objetivo, y podremos hacer que la Universidad sea más eficiente”, añadió.

Esta nueva metodología de tramitación va de la mano con la implementación de la firma electrónica en la Casa de Bello, en donde ya se disponibilizó una primera aplicación para diversas autoridades, y donde se espera que próximamente se sumen nuevas unidades.

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