Disponibilizar información institucional precisa a través de informes, con cruces de datos transversales y transparentes para toda la Universidad es el objetivo de UDatos, iniciativa que pretende construir un nuevo data warehouse para la Casa de Bello. El proyecto, desarrollado por la Dirección de Servicios de Tecnologías de la Información y Comunicaciones (DSTI) ya cuenta con una primera versión, que está siendo utilizada por la Vicerrectoría de Investigación y Desarrollo (VID).
La plataforma compila la información relevante de cada unidad y la ordena, permitiendo gestionarla de manera más eficiente. De este modo se pueden realizar cruces y análisis de los datos de manera sencilla, reduciendo significativamente el tiempo que hasta ahora demoraba el proceso de verificación de la información.
Así lo explicó Leonardo Reyes, jefe de la Unidad de Estudios e Indicadores de la Vicerrectoría de Investigación y Desarrollo, quien señala que para la construcción de un reporte institucional “nos demorábamos dos semanas y ahora con UDatos, en que la plataforma viene configurada, terminamos de cargar los datos y al día siguiente está el reporte”, con tan sólo un click.
Actualmente se trabaja con las publicaciones indexadas y los proyectos de investigación de nuestra Universidad, permitiendo llevar un registro detallado de los académicos participantes, las materias que abordan, los vínculos colaborativos, entre otros, datos que son muy relevantes en los procesos de evaluación académica y acreditación institucional y de carreras, además de la toma de decisiones al interior de cada unidad académica y de los servicios centrales.
La propuesta es que esta gran base de datos institucional pueda construirse de manera colaborativa, en donde cada una de las unidades tenga acceso a la información necesaria y a su vez contribuya en entregar datos relevantes, que estén validados bajo una metodología de trabajo transversal, asegurando así la calidad y precisión de la información disponible.
“Mucha de la investigación se da entre facultades (…) las publicaciones y los proyectos de investigación son en colaboración. Por eso la decisión es que en UDatos los reportes estén disponibles para todas las unidades académicas”, detalló Leonardo Reyes, agregando que “lo interesante es que hoy día se está disponibilizando información que costaba mucho obtener”.
Mayor eficiencia en los procesos internos
Este proyecto se comenzó a desarrollar hace casi un año, buscando entregar una herramienta que permitiera acceder a los datos de diferentes procesos internos.
Hasta ahora, cada unidad accedía al conjunto de datos de manera independiente y desde diferentes orígenes —algunos datos son propios de cada área y otros son transversales a la Universidad— y luego generaban cálculos e indicadores o análisis, repitiendo todo el proceso cada vez que requerían información, haciendo que la generación de reportes fuera algo largo y engorroso.
Lucía Moreno, jefa de línea de Administración de la Información del DSTI, explicó que “la propuesta es que UDatos permita agilizar los procesos de extracción y cálculo de información; además de compartir los datos con diversas unidades que lo requieran. Así se puede aprovechar mejor el tiempo, para obtener nuevas visiones y conclusiones del material que existente, que es muy variado y puede utilizarse para diferentes tipos de estudios”.
La plataforma se integra con diversas herramientas de reportería de datos, permitiendo a los usuarios acceder a los cubos de información de manera sencilla y directa, facilitando el trabajo de minería de información y análisis predictivos sólidos y confiables.
“Aquí existe un compromiso de construir un data warehouse en conjunto, que permita obtener indicadores compatibles entre unidades y que sean calculados con metodologías actualizadas, sólidas y transparentes a todos. Pero a su vez, con un uso responsable y seguro de la información”, añadió Moreno. Asimismo planteó que “la Gobernanza del Dato es un factor importante en la definición de las responsabilidades de los flujos de información, seguridad de acceso, definición de datos, terminología y otros puntos relevantes; que se están trabajando en conjunto con las unidades para unificar criterios”.
Por el momento el equipo de DSTI, integrado por Carmen Gloria Cádiz, Rodrigo Díaz, Juan Carlos Sepúlveda, Rodrigo Rodríguez, y Lucía Moreno, trabaja paralelamente en el levantamiento de información de Pregrado, Postgrado, la unidad de Títulos y Grados y el Comité Operativo de Acreditación Institucional (COAI), para luego continuar con la construcción de los reportes necesarios.
A partir de 2018 se integrarán al proyecto el Consejo de Evaluación, la Dirección de Finanzas y Administración Patrimonial, Dirección de Servicios de Información y Bibliotecas, Proyecto de Movilidad Estudiantil y la Unidad de Análisis Institucional de Datos de la Universidad.
