El estudio fue desarrollado por el equipo de analistas conformado por Camila Barraza y Juan José Rivas, coordinado por el Secretario Ejecutivo, Pablo Duarte, y dirigido por los académicos Cristóbal Holzapfel y Miguel Allende.
Ante ambos órganos superiores, el estudio fue presentado por el profesor Miguel Allende, recientemente ratificado por el Senado Universitario como integrante suplente del CEv para ejercer un nuevo período de cinco años.
El profesor Allende explicó que “la idea de presentar el estudio es recoger de las distintas instituciones y entidades universitarias, comentarios y observaciones para generar una versión final, la que se incluirá en el Informe Anual del Consejo del próximo año”.
En ambas instancias, el académico expuso los principales elementos del diagnóstico y la propuesta, introduciendo que “dentro de nuestra labor de supervisar la función evaluativa, poder contar con información validada y de calidad es clave. Por lo tanto, el objetivo del estudio no sólo es hacer un diagnóstico de los sistemas actuales de información de la Universidad, sino que proponer un sistema nuevo que sea coherente, transparente y útil para las distintas funciones de aseguramiento de la calidad”.
En su análisis, el profesor Allende puso énfasis en el concepto de calidad para la valoración de las tareas universitarias y en la necesidad de incluir prontamente criterios de calidad en los formularios de recolección de información. “No podemos sólo fijarnos en lo práctico, que es facilitarles la vida a los académicos, que está muy bien; también tenemos que incrementar nuestra capacidad de medir calidad”, manifestó.
El estudio, desarrollado con la colaboración de varios actores, especialmente del SISIB, la Dirección de Pregrado de la Vicerrectoría de Asuntos Académicos (VAA), el STI y la DGI de la Vicerrectoría de Asuntos Económicos y Gestión (VAEGI), la Unidad de Estudios e Indicadores (UEI) y la Dirección de Creación Artística (DiCrea) de la Vicerrectoría de Investigación y Desarrollo (VID), reviste especial importancia para las funciones que posee el Consejo de Evaluación, como son impulsar y coordinar los procesos de Calificación y Evaluación, de acuerdo al artículo 53° del Estatuto de la Universidad de Chile y el artículo 22° del Reglamento del Consejo de Evaluación.
El trabajo tiene como antecedentes los Estudios Técnicos N° 15, 16 y 18 del Consejo de Evaluación, que fundamentan la propuesta de modificación al Reglamento de Calificación, que fue presentada a las autoridades de la Universidad por el CEv y la Comisión Superior de Calificación en octubre 2013, aunque no ha habido respuesta ni decisión sobre el tema a la fecha.
El Diagnóstico
El diagnóstico del Consejo de Evaluación pone en evidencia lo que es de amplio conocimiento entre los académicos: la existencia de una gran cantidad de instrumentos de recopilación de información sobre productividad académica, debiendo cada profesor llenar distintos formularios con la misma información varias veces en distintas épocas del año.
En los procesos de Calificación y Evaluación, la mayoría de la información proviene directamente del académico, quien debe introducir datos sobre su productividad en cuatro instrumentos distintos: el Programa Anual, el Informe Anual, el Formulario para Calificación y el Currículum Normalizado. Paralelamente, se desarrolla el proceso de AUCAI, que cuenta con un formulario y una plataforma propios con información pre-rellenada por la institución, pero que puede ser editada por los académicos.
En contraste con lo anterior, y gracias a los avances realizados en los últimos años en materia de gestión, una parte considerable de la información de productividad académica está contenida en la plataforma del Portafolio Académico, que se nutre principalmente de la información provista por soportes o actores institucionales, centralizados o descentralizados.
Existen además otras plataformas, como U-Campus o IBJGM, que también contienen o recolectan información de productividad.
“Lamentablemente”, explicó el profesor Allende, “estas plataformas no están plenamente conectadas entre sí, ni tampoco con los procesos de Calificación y Evaluación Académica”. Si bien durante este año se vio el primer fruto de trabajo en colaboración con el STI y la DGI en la vinculación específicamente entre el Portafolio Académico y el Formulario de Calificación a partir de todas estas propuestas, gracias a lo cual se incrementó considerablemente la cantidad de información de productividad académica que se envió de manera automática al proceso de Calificación, los avances resultan todavía insuficientes. Por otro lado, agregó que “las actividades de extensión y vinculación con el medio están -hasta hoy- fuera del Portafolio Académico”, lo que se pretende remediar.
“Ante este panorama diverso y disperso”, dijo el académico, “se hace evidente corregir la complejidad actual y aumentar su conectividad y eficiencia. Sobre todo con los procesos de Calificación y Evaluación, que dependen de esa información”.
La Propuesta aspira medir calidad
La Propuesta de Sistema de Información Académica apunta al perfeccionamiento del tratamiento de la información mediante la definición clara de los flujos de información y las relaciones que debieran establecerse entre éstos, buscando cumplir estándares mayores de centralización, versatilidad, flexibilidad y capacidad de respuesta a las necesidades particulares de cada una de las instancias.
“En términos prácticos”, explicó el profesor Allende, “se propone focalizar la información en una plataforma institucional que contaría principalmente con información automatizada y validada. El resto de los datos necesarios podrían ser incluidos por el académico mediante un formulario único para todas aquellas actividades que no puedan ser incluidas de manera automática, en especial libros, proyectos, creación artística, extensión o vinculación con el medio y otros que se puedan ir generando en el tiempo, información que debería ser validada en algún momento”.
Todo esto se enviaría de manera automática a los distintos instrumentos y procesos, en forma flexible de acuerdo a sus requerimientos específicos, para ser utilizado por las autoridades competentes y los usuarios pertinentes.
Al académico se le requeriría únicamente validar el formulario resultante o eventualmente completarlo dado que la información vendría pre rellenada, aportando un alto grado de eficiencia a los procesos. Las plataformas adicionales existentes u otras que puedan generarse, tendrían como requisito el estar debidamente conectadas a la plataforma institucional a partir de la estructura transversal de información propuesta por el Consejo de Evaluación, a fin de facilitar el flujo de información entre todas ellas.
Sin embargo, un punto central para el Consejo, es poder medir la calidad. En este sentido, el profesor Allende afirmó que “si se pretende que un proceso de valoración sea pertinente y transparente, deben existir criterios coherentes que sean conocidos y reconocidos por todos los actores participantes, fomentándose una perspectiva más constructiva de la valoración de la actividad de los académicos. Por ello deben necesariamente existir criterios específicos de calidad establecidos de antemano, si se quieren evitar confusiones y desconfianzas”. Con ese propósito, el estudio propone un conjunto de categorías cualitativas.
Para ello, explicó el académico, “lo que necesitamos es poner de acuerdo a toda la comunidad en que esto vale la pena hacerlo y principalmente que vale la pena incorporar el criterio de calidad a las preguntas que se hacen en los formularios para que esto tenga algún significado. Si eso no ocurre, el CEv piensa que no vale la pena hacer ningún esfuerzo. Por lo tanto es importante que antes de llevar a cabo una centralización de información, se tenga claro qué información vamos a centralizar”. A ese respecto, sostuvo que “el Consejo estima necesario avanzar en la constitución de un equipo transversal de trabajo, y nosotros estamos dispuestos a guiar este proceso”.
El integrante del CEv concluyó que “es necesario que la Universidad asuma y valide un sistema centralizado de información académica, construido en torno a una estructura transversal de información, con elementos que aporten calidad, a fin de nutrir significativamente los procesos de Calificación y Evaluación. Es importante recalcar, que queremos que el sistema, siendo único y centralizado, respete y considere la diversidad en el quehacer universitario, siendo flexible en cuanto a la incorporación de toda actividad creativa, constructiva y pública, es decir, el proceso por ningún motivo conducirá a una deshumanización de los procesos de evaluación universitaria”.
Acuerdos y compromisos
Tanto los Senadores Universitarios como los Decanos y Directores felicitaron al Consejo de Evaluación por su trabajo y coincidieron en la importancia de avanzar cuanto antes en la implementación de la Propuesta de Sistema de Información Académica.
Para ello, en el órgano normativo se acordó establecer comunicación con las comisiones pertinentes del Senado con el fin de facilitar la implementación y crear una comisión con todos los actores relevantes de la Universidad. En el Consejo Universitario, a consulta del Rector, el Vicerrector de Asuntos Económicos, Prof. Enrique Manzur, se comprometió a elaborar un informe de costos de implementación de la Propuesta.