Un aspecto clave del proyecto U+Gestión es diseñar a través de un trabajo colaborativo entre los Organismos, el equipo funcional y el equipo de consultores de la empresa Deloitte, los procesos futuros, basado en las lógicas de funcionamiento SAP y que estos respondan a las necesidades de los Organismos. Para lograr este punto, la participación en las mesas de trabajo es fundamental. En las últimas semanas, se han realizado mesas de trabajo de procesos para revisar la estructura y administración de los datos maestros financiero contable, de gestión de precios y de gestión de materiales y servicios.
Los datos maestros (DM) corresponden a toda la información que manejan los organismos para realizar sus operaciones como precios, proveedores, datos contables, centros de beneficio, cuentas bancarias, pagos masivos, clientes y un sinfín de datos que son clave para el funcionamiento de los procesos administrativos. Esta información debe ser creada y gestionada adecuadamente para no generar errores en los procesos, por esta razón las definiciones acordadas en las mesas han apuntado siempre hacia la estandarización, la continuidad operacional, la mejora continua y la correcta gestión de los datos que alimentarán el sistema.
Un tema clave en las definiciones en torno a la administración de los datos maestros que se ha estado revisando en las Mesas de Trabajo, ha sido el nivel de centralización de su operación, llegando al consenso que lo más propicio para poder asegurar la correcta creación y la gestión de los Datos es la centralización de su administración en una Mesa de Ayuda SAP. De esta manera, se podrán minimizar los riesgos de errores y se podrá controlar de mejor forma que la información de todos los organismos de la Universidad se ingrese siguiendo las mismas reglas, el mismo formato y bajo el mismo estándar.
Sin embargo, aún se están estudiando ciertas flexibilidades, en casos puntuales en que la gestión de algunos datos pueda ser gestionada descentralizadamente en los organismos. En este sentido el aprendizaje que se vaya obteniendo los primeros meses de puesta en marcha del sistema será fundamental.
La unidad responsable de crear y administrar los datos maestros, la Mesa de Ayuda SAP, estará conformada por funcionarios con un conocimiento altamente especializado en el uso de SAP y en los procesos de la Universidad, para poder asegurar que el servicio que se provea sea oportuno, de calidad y responda a las necesidades de cada uno de los organismos de nuestra institución.