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Convenio de Desempeño

Plataforma de envío, recepción y control de correspondencia:

Organismos centrales se modernizan con ExeDoc

Los servicios centrales siguen agilizando sus procedimientos, esta vez con el nuevo sistema en línea ExeDoc, que simplifica el envío, recepción y control de documentos y correspondencia. El sistema se encuentra en marcha blanca desde diciembre y ha sido implementado por el Gabinete de Rectoría y el Plan de Modernización de la Gestión Institucional, como parte de su proyecto Oficina de Partes en Línea.

Rectoría, Prorrectoría, Secretaría General, las cuatro Vicerrectorías, Dirección Jurídica y la Dirección de Relaciones Internacionales participaron en el proceso de capacitación.

Rectoría, Prorrectoría, Secretaría General, las cuatro Vicerrectorías, Dirección Jurídica y la Dirección de Relaciones Internacionales participaron en el proceso de capacitación.

La primera etapa de esta iniciativa se puso en marcha con la herramienta "Libro Electrónico".

La primera etapa de esta iniciativa se puso en marcha con la herramienta "Libro Electrónico".

La Dra. Gloria Riquelme destaca la excelente disposición de los funcionarios a colaborar en el proceso de modernización del manejo de la correspondencia y el despacho.

La Dra. Gloria Riquelme destaca la excelente disposición de los funcionarios a colaborar en el proceso de modernización del manejo de la correspondencia y el despacho.

Gdynia Donoso, Secretaria del Gabinete de Rectoría, interactúa con el sistema ExeDoc.

Gdynia Donoso, Secretaria del Gabinete de Rectoría, interactúa con el sistema ExeDoc.

La Universidad da otro paso más en materia de registro y seguimiento de la documentación institucional. Desde el primero de diciembre parte de los servicios centrales utilizan ExeDoc, el sistema de registro de documentos y correspondencia desde y hacia las oficinas de partes, ya sea con los diferentes organismos de la Universidad o externos a ella, y el seguimiento de dicha correspondencia y documentos.

La primera etapa de esta iniciativa es la herramienta "Libro Electrónico". Ésta permite efectuar el seguimiento del flujo de documentos -como memorándums, oficios, circulares y providencias-, revisar expedientes, acusar recibos, realizar búsquedas en base a múltiples criterios y gestionar las listas de destinatarios frecuentes para una mejor gestión.

Adicionalmente, "Libro electrónico" entrega una serie de reportes, como aquellos documentos que se encuentran en las bandejas de entrada, la ruta seguida por ellos y los que se relacionan con un documento en particular. A nivel de usuario, el funcionario puede conocer el historial de su bandeja de entrada y salida, así como también los expedientes archivados.

Actualmente Rectoría, Prorrectoría, Secretaría General, las cuatro Vicerrectorías, Dirección Jurídica y la Dirección de Relaciones Internacionales son los servicios que utilizan "Libro Electrónico". Los organismos participaron en el proceso de capacitación sobre el uso de la herramienta y también contribuyeron de manera significativa en el mejoramiento del sistema, encabezado por el Gabinete de Rectoría.

"Tenía que ser un sistema amable, ágil, que no retardara el proceso y que nos registrara un historial para conocer la ubicación de los documentos. Y esos aspectos se fueron corrigiendo con la ayuda de varias personas, de manera que para los usuarios no fuera una recarga de trabajo, sino un facilitador", explica la Dra. Gloria Riquelme, Jefa de Gabinete de Rectoría, quien destaca la excelente disposición de los funcionarios a colaborar en el proceso de modernización del manejo de la correspondencia y el despacho.

De esta manera, "nosotros fuimos aportando para que se incorporaran las herramientas que eran más necesarias en nuestra labor, como la disposición de filtros o la búsqueda de destinatarios", dice Gdynia Donoso, Secretaria del Gabinete de Rectoría. 

Para el Gabinete de Rectoría el sistema responde a una necesidad ineludible para modernizar su gestión. Diariamente se calcula un movimiento entre 50 y 100 documentos en la Unidad a través del sistema. "Por aquí pasa de todo: la firma de los proyectos, de los convenios, de todo lo que tenga que ver con la gestión en Rectoría y en general con la Universidad", detalla la Dra. Riquelme. "Todo el día tenemos movimiento de documentos, despachos tanto internos como externos, y siempre están llegando cosas", agrega la Secretaria del Gabinete de Rectoría.

Cómo funciona "Libro Electrónico"

En esta etapa de transición, los organismos centrales envían el documento físico y paralelamente completan un registro en ExeDoc con el tipo y número de documento, materia, unidad de origen y unidad destinataria. Además, tienen la posibilidad de incorporar observaciones o archivos adjuntos.

Tras su despacho, se notifica al destinatario de la unidad del expediente vía correo electrónico, indicando un link y un número de expediente. Cuando el documento llega a la dependencia solicitada, la unidad destinataria puede revisar, acusar recibo y/o generar una respuesta. Por su parte, la unidad de origen puede monitorear la ruta y estado del documento enviado.

La Oficina de Partes en Línea forma parte de las iniciativas del Plan de Modernización de la Gestión Institucional. "Libro Electrónico" pretende extenderse en toda la Universidad con el propósito de reemplazar el flujo y circulación de documentos físicos.

Gradualmente se irán implementando nuevas funcionalidades en el sistema ExeDoc.

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