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Convenio de Desempeño

Usuarios del Libro Electrónico de Correspondencia comparten sus experiencias en Sesiones de Retroalimentación

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Usuarios del Libro Electrónico de Correspondencia participaron de las "Sesiones de retroalimentación" organizadas por la DGI. En ellas pudieron compartir experiencias y conocer las mejoras de la plataforma, cuyo objetivo es modernizar y de paso colaborar con la gestión de información de esta Casa de Estudios, por ejemplo por las exigencias de la Ley de Transparencia y Acceso a Información Pública.

La actividad se llevó a cabo los días 28, 30 y 31 de agosto. En ellas participaron el Arquitecto Víctor Serrano, Director de Servicios e Infraestructura (DSI), Sebastián Gamboa, Jefe de la Unidad de Gestión Documental (UGD), y treinta y cinco usuarios de los Organismos Centrales.  

En cada reunión hubo espacios para que los usuarios manifestaran sus comentarios y observaciones con respecto a la plataforma. Sobrecarga de trabajo, tener que adaptarse a un nuevo sistema, dificultad para encontrar los documentos, la coordinación con otras unidades son algunos de ellos. El reto, entonces, es ajustar el funcionamiento tanto de los procesos como de los sistemas en apoyo a las labores del día a día.

Usuarios permiten mejorar el sistema

Instancias previas de retroalimentación, y gracias a la experiencia de los usuarios, se pudieron llevar a cabo una serie de mejoras a la plataforma, las cuales también se dieron a conocer en las sesiones:

  • La forma corta para responder le permitirá ahorrar tiempo en el proceso.
  • Se incorporan filtros y se actualizan según un orden alfabético los destinatarios frecuentes, el listado de documentos tipo, departamentos y otros.

De estas jornadas también se recogieron elementos para futuras mejoras, como agregar un filtro que muestre todos los documentos sin acuse de recibo, entre otras.

Buenas prácticas de la plataforma

Con el objetivo de optimizar el uso del Libro Electrónico -y con ello eliminar los papeles en la Universidad y elaborar, por ejemplo, reportes estadísticos-se dieron a conocer algunas buenas prácticas a los usuarios. Entre ellas destacan:

  • No recibir documentos si éstos no están registrados en el Libro Electrónico.
  • Mayor claridad en la "Materia" de cada documento. Una buena materia incluye la correcta descripción del documento y no las observaciones del envío.
  • En caso de que no llegue físicamente un documento se debe notificar a través de la plataforma.
  • Acciones como "Archivar" y "Despachar" son irreversibles, pero ayudan a mantener el orden y un correcto funcionamiento del Libro Electrónico.

Interesados en la opinión de los usuarios

Al cierre de cada reunión se pidió a los asistentes responder una breve encuesta acerca de la plataforma. En la primera parte debían marcar si estaban o no de acuerdo con una serie de afirmaciones, y además medía conocimientos en Microsoft Office (Excel, Word, Power Point y Access) y las herramientas de Google (Docs, Calendar y correo electrónico), donde los usuarios se manifestaron especialmente interesados en ser capacitados.  

Los resultados dieron cuenta de la conformidad de los usuarios respecto del Libro Electrónico de Correspondencia. "No podemos quedarnos abajo en cuanto a la implementación de los sistemas, tenemos que seguir los lineamientos de la Universidad", opina Marcela Latorre, Secretaria de la Unidad de Soporte y Operaciones Tecnológicas.

"Ojalá se sigan haciendo este tipo de actividades para prestar apoyo a los usuarios. Nos sirven para aclarar dudas y complementarnos, y así colaborar con la modernización de la institución", señala Gdynia Donoso, Secretaria del Gabinete de Rectoría.

Unidades que utilizan Libro Electrónico

La mayor parte de la correspondencia enviada entre los Organismos Centrales está registrada en el Libro Electrónico. Las unidades que utilizan la plataforma son: Rectoría, Prorrectoría, Vicerrectoría de Asuntos Económicos y Gestión Institucional (VAEGI), Vicerrectoría de Asuntos Académicos (VAA), Vicerrectoría de Investigación y Desarrollo (VID),  Vicerrectoría de Extensión (VEX), Secretaría General, Dirección Jurídica, Oficina de Títulos y Grados, Departamento Judicial y la Dirección de Relaciones Internacionales

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