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Convenio de Desempeño

Comenzó nuevo procedimiento de bajas y traspaso de bienes muebles en los Organismos Centrales

Desde el pasado mes de Julio se encuentra disponible el procedimiento de Bajas y Traspasos de bienes muebles en las Unidades de Organismo Central. Este implica que cada vez que se dan de baja o  traspasan bienes muebles, dentro de las instalaciones de la Torre 15, se debe realizar el correspondiente proceso  coordinado por  la Dirección de Servicios e Infraestructura (DSI) y la Dirección Económica y Administrativa Central (DEAC), pertenecientes a la Vicerrectoría de Asuntos Económicos y Gestión Institucional (VAEGI). 

Según recalcó el Director de la DSI, Víctor Serrano, la importancia de este proceso tiene que ver con que "La Universidad debe ser responsable, y tener un control de los bienes desde el momento en que se adquieran hasta el momento en que se dan de baja, se eliminan o salen de la Universidad. Lo que se quiere hacer inicialmente, a nivel de torre 15 o Servicios Centrales, es definir este control para llevarlo a toda la Universidad"  declaró.

Por su parte, Orlando Moya - Director DEAC- fue categórico al afirmar que  "Somos una entidad que está afecta a todo lo que es la reglamentación de cualquier entidad pública: estatutos administrativos, revisiones de la contraloría general de la república y de otras entidades auditoras y, por lo tanto, todos los recursos que recibimos deben ser cautelados, cuidados y  bien mantenidos. Debemos tener un control de ellos porque forman parte del patrimonio de la Universidad y de todos los chilenos".

En este contexto, en un primer paso para un óptimo desarrollo del procedimiento de bajas y traspasos, el Jefe de Servicio o Unidad deberá completar el "Formulario Gestión de Bienes de Activo Fijo Nivel Central" según memorándum DSI n°553 enviado a las unidades el 12 de julio de 2013 y siguiendo las indicaciones correspondientes, señaladas al reverso del  documento. Posteriormente, y según el protocolo, al momento de realizar la baja o traspaso del bien, el Jefe de Servicio deberá solicitar la presencia del conservador de inventario, quien procederá a validar la información respectiva -marca, modelo, cantidad, etc.- del bien.

Finalmente se debe enviar el formulario a la Dirección Económica y Administrativa Central , copiando al conservador de inventario DSI e indicando el destino final de los bienes que, en caso de ser dados de baja, quedan a disposición de la Dirección de Servicios e Infraestructura para que gestione su retiro. En el caso de traspaso de bienes el proceso a seguir es el mismo, con la diferencia de que el "Formulario Gestión de Bienes de Activo Fijo Nivel Central" deberá ser también validado por el Jefe de Servicio de la Unidad que recepcione el bien, enviando el documento al DEAC con copia al conservador de Inventario.

La idea de este proceso, según Víctor Serrano, ha sido introducir un sistema que permita tener un control de movimiento bastante más acabado. "Mi impresión es que ya ha habido un cambio sumamente relevante, pero queda mucho camino por recorrer. La Universidad es muy grande, hay un patrimonio gigante en bienes muebles, por lo que tener un mayor grado de control eficiente es un gran beneficio para la Institución" aseveró.

En esta línea, Orlando Moya afirma que "Los procesos de bajas y traspasos obedecen a la lógica de cualquier proceso de inventario, sin embargo, cuando tienes una comunidad de 400 o 500 personas cohabitando en un espacio se  necesita un marco en el cual moverse, estandarizar el proceso y  eso es un valor agregado. Además, hay un tema de trasparencia y de fluidez en los procesos" afirmó.

Respecto a la importancia de la Plataforma del Sistema de Infraestructura, Gestión de Espacios y Operaciones (IGEO) el director de la DEAC destacó que “La plataforma es bien importante en este proceso en la medida en que esa herramienta permite ir registrando información para hacer gestión. En tal sentido, su funcionalidad complementa la información contenida en los sistemas corporativos contables que maneja esta dirección, y en consecuencia, su funcionalidad enriquece , por ejemplo, los procesos de auditoría”

El procedimiento de bajas y traspasos se enmarca en el proyecto de Toma de Inventario realizado por la empresa externa " Optimiza" entre el 19 de noviembre y el 3 de diciembre del 2012, donde se realizó un catastro, en 532 dependencias de la Torre 15, que arrojó un total aproximado de 9900 bienes asociados cada uno a una descripción, código de barras y dependencia específica, información que, posteriormente fue ingresada a la base IGEO.

 IGEO es producto del trabajo realizado por la Vicerrectoría de Asuntos Económicos y Gestión Institucional (VAEGI) a través de la Dirección de Gestión Institucional (DGI), la Dirección de Servicios e Infraestructura (DSI) y la Dirección Económica y Administrativa Central, con el fin de optimizar, estandarizar y transparentar los procesos de adquisición, alta y baja de bienes inmuebles en la Universidad de Chile.  Esta herramienta brinda información en línea respecto de los bienes muebles, equipos, y servicios de la institución, permitiendo mejorar la gestión en infraestructura y la prevención de situaciones de riesgo laboral, aplicando un diagnóstico preventivo.  

 

 

 

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