Cuando me tocó asumir la dirección del STI en la Torre 15, hace un poco más de 4 años, esperaba encontrar una infraestructura de conectividad y hardware bastante precarias y una situación más o menos estable en sistemas y software. Curiosamente, resultó exactamente lo opuesto: los data centers, fibras ópticas, conectividad y calidad del hardware eran sobresalientes, pero, a cambio, nuestra infraestructura corporativa de sistemas y software era lamentable y de un peligro extremo: la mayoría de nuestros sistemas corporativos de gestión tienen más de 10 años, algunos acercándose a 20 años, y basados en tecnologías que ya están obsoletas. Al mismo tiempo, la Universidad ha ido evolucionando hacia una organización mucho más compleja, con proyectos cada vez más diversos y grandes. De esta forma, los sistemas de gestión se han transformado en uno de nuestros principales riesgos y limitantes a toda flexibilidad o cambio rápido que se requiera en caso de crisis. Por ejemplo, para esta pandemia del covid-19 durante el 2020, hemos topado una y otra vez con la rigidez y fragilidad de estos sistemas para poder adaptarnos en forma rápida a una realidad cambiante.
Probablemente el peor proyecto que le pueden ofrecer a un director de TI de una organización es migrar el sistema financiero-contable, o el de remuneraciones. Son esos proyectos malditos, donde el mejor caso es que todo funcione bien, y entonces nadie nota el trabajo realizado por varios años en lograr que todo funcione más o menos igual en un nuevo sistema. Recién, después de la migración -que dura varios años- se notarán los beneficios. Y el caso normal es que más de algo fallará durante la migración y generará un problema que puede llegar a ser muy grande. La historia muestra que un muy buen culpable es el director de TI, por lo que le puede costar el puesto.
Por esto, uno nunca propone hacer un proyecto de este tipo hasta que no es indispensable. Y sentimos que estamos llegando a ese momento. Por otro lado, la creación de la Vicerrectoría de Tecnologías de la Información (VTI) también implica que queremos modificar mucho la forma de operar de la Institución, para poder transformarnos en la Universidad que el futuro necesita. Sin sistemas de gestión modernos y flexibles, resultará imposible adaptarnos a ese nuevo mundo.
En conjunto con la VAEGI, estamos completamente comprometidos con este proyecto, porque creemos que necesitamos avanzar hacia ese futuro digital, y debemos lograr gestionar esta organización gigantesca y vital para el país, en forma ágil y con estándares mundiales.
Usualmente, los académicos y los estudiantes ven estos proyectos como "secundarios". La gestión no parece ser fundamental cuando se compara con la investigación y la docencia, por dar algunos ejemplos, y, sin embargo, cuando uno necesita ejecutar un proyecto, o un estudiante necesita tramitar sus certificados, se da cuenta de lo fundamentalmente dañina que resulta una mala gestión en una universidad de esta relevancia.
Este es un largo camino. Cambiaremos el sistema financiero-contable de toda la universidad por SAP en un par de años, pero nos queda mucho más: el sistema de aranceles y situaciones académicas de los estudiantes y el sistema de desarrollo de las personas. Todos requieren ser reemplazados lo antes posible.
Para enfrentar estos desafíos, necesitamos del apoyo de toda la comunidad universitaria. Existe una desesperanza aprendida con la burocracia central que debemos combatir y vencer. Debemos lograr que un estudiante no tenga que venir nunca más a la Torre 15 a hacer ningún trámite habitual. Para eso, tenemos que creer que es posible. Tenemos que trabajar en pensar y diseñar bien este nuevo camino por donde nos lleva el equipo de U+gestión, para que, en pocos años más, consideremos que la Universidad de Chile es un ejemplo de organización digital, ágil y moderna.