La Universidad de Chile sigue avanzando en su compromiso de actualizar la gestión de sus procedimientos financieros y capacitar a sus funcionarias y funcionarios en la adopción del nuevo software, SAP. En ese contexto, el Proyecto U+Gestión en colaboración con la Consultora Sintoniza, han realizado un Diagnóstico de Habilitantes Claves para el uso de SAP.
Rossana Avendaño, Ingeniera Comercial y parte del equipo de Gestión del Cambio del Proyecto U+Gestión, señala que "un proceso de cambio de sistema no solo requiere aprender a usar dicha herramienta sino que pone desafíos adaptativos a las y los usuarios que requieren desarrollar otros conocimientos o habilidades (habilitadores) para facilitar la adopción del cambio, ya sea en términos comunicacionales, emocionales, culturales u otros. Por ello este diagnóstico y posterior desarrollo de habilitantes cobra mucha importancia como una forma de facilitar el proceso de cambio a los usuarios y usuarias que participarán en esta etapa".
Así, se entiende por habilitante aquellas actitudes y habilidades que facilitan y permiten la ejecución de una nueva tarea. Esta tarea puede ser, por ejemplo, mejorar la comunicación de los equipos para un impulsar un nuevo procedimiento que traerá el uso de la nueva herramienta SAP.
En la misma línea, Cristobal Abedrapo, Licenciado en Organización y Gestión Tecnológica, y Gerente de proyecto en la Consultora Sintoniza, indica que la importancia de este diagnóstico radica en que “el reconocimiento y posterior desarrollo de estos habilitantes complementan el aprendizaje técnico de la herramienta SAP. Esto quiere decir, que no es suficiente sólo ´saber usar´ SAP, sino que también se debe ´poder usar´ e, idealmente, ´querer usar´. El desarrollo de habilitantes permite promover el ´poder usar´ y ´querer usar´ de las y los funcionarios de la Universidad de Chile en la herramienta SAP”.
Algunas competencias estratégicas que se visualizaron fue la mirada estratégica, comunicación efectiva, planificación, toma de decisiones y trabajo colaborativo, mientras que dentro de las competencias operativas que se analizaron estuvo la capacidad analítica y resolutiva y la capacidad de aprendizaje y flexibilidad, entre otras.
En total, participaron 132 funcionarias y funcionarios en el diagnóstico, provenientes de diferentes direcciones económicas y administrativas de la Universidad de Chile como la Facultad de Arquitectura y Urbanismo (FAU), el Instituto de Estudios Internacionales (IEI), el Centro de Estudios Avanzados en Educación (CIAE), la Facultad de Gobierno y organismos centrales.
Los resultados generales de esta acción apuntan a la necesidad de fortalecer las habilidades de comunicación efectiva, capacidad de aprendizaje y flexibilidad, y la mirada estratégica de los equipos y jefaturas que uttilizarán la herramienta para propiciar una buena implementación de SAP.
Respecto al trabajo conjunto que ha desarrollado la Consultora Sintoniza con el equipo del Proyecto U+Gestión, Abedrapo indica que “creemos que hemos podido contribuir en la gestión del cambio del proyecto, incorporando la visión de las y los funcionarios en elementos que facilitan y dificultan la implementación de SAP, más allá de los aspectos técnicos propios de la herramienta”.