Una serie de reuniones se sostuvieron con la Consultora Easy Training Choice junto al equipo de Gestión del Cambio del Proyecto U+Gestión, con todas las facultades, institutos y organismos que próximamente migrarán a SAP.
Nicole Huerta, Administradora Pública y parte del equipo de Gestión del Cambio del Proyecto U+Gestión, explica que el objetivo de estas reuniones fue “ahondar en los principales aspectos de cómo se realizan las cosas hoy y cómo se realizarán en un futuro con la implementación de SAP, y son fundamentales para posteriormente diseñar un plan de mitigación de impactos que le permita a los organismos y sus usuarias/os finales facilitar la adopción de la herramienta, considerando los contextos y complejidades”.
Por su parte, Sandra Saona, Gerente de Gestión del Cambio de la Consultora Easy Training Choice, cuenta que “se realizó el levantamiento de los procesos to be - o una representación de los flujos de trabajo, las tareas y las interacciones entre los diferentes componentes del sistema SAP - con apoyo de los Key User o Usuarios Clave, para luego poder analizar e identificar cómo esto impactará la manera de trabajar de las y los usuarios, incluyendo detalles de cambios en proceso, sistemas, roles impactados, procedimientos, entre otros”.
“Además de los representantes de las facultades, institutos y organismos, se invitó a la Mesa de ayuda de SAP para sumar su visión de dichos impactos. El trabajo concluyó con la propuesta de todas aquellas acciones de mitigación que el proyecto deberá ejecutar antes y después de la puesta en marcha del sistema SAP, conocida como "go live", para asegurar la adopción a SAP”, agrega Sandra Saona.
Esta información permitirá desarrollar materiales de capacitación más apropiados que garanticen una correcta adopción del sistema en cada uno de los organismos. Asimismo, asegurará contar con una estrategia y un plan de comunicación que brinde toda la información necesaria antes y después de la implementación en vivo. Por último, este enfoque permitirá anticipar cualquier necesidad de cambio en términos de estructuras y roles, que sean necesarios para trabajar en los procesos de SAP.
El levantamiento de impacto se considera una herramienta fundamental para comprender las necesidades y expectativas de las facultades, institutos y organismos antes de embarcarse en el proceso de implementación de SAP.