ChileCompra: Más amigable con los usuarios de la Universidad de Chile

La implementación de ChileCompra en la Universidad de Chile se ha visto acompañada por el apoyo de los organismos pertinentes para superar las dificultades iniciales. Espontáneamente se ha generado una red de contactos entre facultades y servicios orientada a usar el sistema de una manera mucho más eficiente, rápida y segura.

ChileCompra es el Sistema de Compras y Contratación de bienes y servicios del Sector Público, una plaza de negocios administrada por la Dirección de Compras y Contratación Pública, que permite el encuentro de compradores públicos con los proveedores del Estado. Su objetivo es garantizar elevados niveles de transparencia, eficiencia y uso de tecnologías en el mercado de las compras, en beneficio de las Empresas, de los Organismos Públicos y de la ciudadanía.

Las directrices estratégicas del Sistema de Compras Públicas se definieron a través de un proceso de planificación estratégica realizado en 2002. No obstante, desde 2007 la Universidad de Chile debió aplicarlo de forma ineludible en todas sus dependencias. Este cambio implicó el surgimiento de una serie de dudas que, desde entonces, han sido resueltas a través de la mesa de ayuda de ChileCompra y de los Servicios Centrales de nuestra institución.

Al respecto, la Jefa del Área Contable y Administradora de la Universidad para ChileCompra, de la Dirección Económica y Administrativa Central, Connie Zapata, explica que en un comienzo las facultades se comunicaron directamente con el organismo estatal. Posteriormente, el sistema se unificó creando una estructura general con códigos para acceder al mercado online.

Se separaron, entonces, dos grandes grupos: Compradores y Proveedores. Con tal clasificación las facultades y servicios comenzaron a trabajar con menos dificultades. En el caso de los primeros se tuvo que analizar con detención la estructura universitaria, definiendo unidades compradoras independientes (con compradores y supervisores) que respondieran a diferentes necesidades.

Desde entonces, todas las facultades y servicios de la Casa de Bello tienen sus propios códigos, cumpliendo así el mandato estatal de usar el sistema. Pero durante la transición hubo inconvenientes por el cambio de la empresa a cargo del portal www.chilecompra.cl. Así comenzó una ronda de capacitaciones que dio solución a las principales inquietudes de operación.

Actualmente, se avecinan nuevas modificaciones, como el cambio de plataforma a Mercado Libre, por lo que ya se están gestionando nuevas capacitaciones respecto de temas específicos. Entre éstos, destacan la compra de pequeñas cantidades de productos y las licitaciones.

Las dudas deberían ser resueltas por la Mesa de Ayuda de Chilecompra, aunque la Dirección Económica y Administrativa Central continúa resolviendo las preguntas administrativas con una muy buena disposición, y creando, además, nuevos nexos entre facultades.

Datos para una navegación amigable

Recuerde estar atento a las oportunidades de negocio que se publican en el portal y a los mails de aviso sobre modificación de adquisiciones, mejoras o cambios al sistema.

Si no encuentra una adquisición en el portal, tras ingresar con la clave de acceso vaya al buscador que se encuentra en su escritorio, digite el número de la adquisición y presione el botón buscar. Si no conoce el número, búsquelo por el nombre en buscar por todos los rubros, y entonces el sistema le mostrará la adquisición donde podrá realizar su oferta.

En tanto, para comprobar que efectivamente ingresó una oferta, debe dirigirse a la sección adquisiciones en las que sí he ofertado en el menú mi escritorio, y presionar publicadas con ofertas ingresadas. Se desplegará otra pantalla con todas las adquisiciones ofertadas en el último mes. Al encontrar la adquisición, vaya a la columna ofertas y presione el botón ver comprobante de ingreso de oferta. Tal documento indica que la oferta se encuentra correctamente ingresada por parte del proveedor.

Al adquirir por Catálogo Electrónico tenga en cuenta que el reglamento indica que si el producto o servicio se encuentra disponible en el catálogo usted deberá realizar su compra a través de ChileCompra Express. Mientras que Adquirir por Proceso de Adquisición es un método que se usa si no se encuentra el producto o servicio en el Catálogo Electrónico.

Si necesita comprar a través de Catálogo Electrónico, o revisar los productos disponibles en el mismo, debe ingresar a www.mercadopublico.cl, digitar el mismo nombre de usuario y contraseña que actualmente utiliza en www.chilecompra.cl, y seleccionar en su escritorio privado la opción compras por catálogo electrónico.