Esta vez, la Secretaría de Estudios, la Escuela de Pregrado y la Escuela de Postgrado fueron las Unidades que aprobaron exitosamente los requerimientos exigidos por esta certificación de calidad, tal como lo hiciera anteriormente en diciembre de 2009 la Dirección Económica y Administrativa, cuando se dio inicio a este proceso.
En este marco, se destaca que la política de gestión de los procesos involucrados provee de un servicio profesional, tendiente a satisfacer plenamente los requerimientos y expectativas de Académicos, Egresados, Alumnos, Personal de Colaboración y público en general, cuya inspiración se basa en una cultura de "mejoramiento continuo".
La empresa que certificó el Sistema de Gestión de Calidad en las tres áreas antes mencionadas, con fecha 19 de marzo de 2012, fue la Asociación Española de Normalización y Certificación, AENOR, miembro integrante de la Red IQNet (Red Internacional de Certificación).
En este sentido y de acuerdo a esta resolución, Secretaría de Estudios, Escuela de Pregrado y Escuela de Postgrado se encuentran certificadas con estándares internacionales de calidad para la implementación, ejecución y coordinación de los siguientes procedimientos administrativos y académicos que van en directo beneficio de nuestra comunidad universitaria:
-Secretaría de Estudios: Solicitud de certificados (Asignación familiar, Departamento de Bienestar, Compañía de seguros, Pase escolar, Cantón de reclutamiento, Ayudantía, Crédito Corfo, Fondecyt, entre otros); Matrícula alumnos nuevos; Matrícula alumnos antiguos; Manejo de carpetas individuales de los alumnos de pregrado; Inscripción de asignaturas; Ingreso de notas; Confección de expedientes de grado; Elaboración del horario académico y Solicitudes de alumnos (Renuncia y postergación).
-Escuela de Pregrado: Solicitud de alumno libre; Actividades relacionadas con la Secretaría de Asuntos Estudiantiles; Becas de colaboración académica; Realización de la ceremonia de egreso; Solicitud de apelación para alumnos con causal de eliminación; Práctica profesional; Reincorporaciones y Actividades relacionadas con la realización del seminario de título.
-Escuela de Postgrado: Proceso académico de los alumnos de los programas de postgrado; Defensa privada de tesis; Postulación de alumnos; Confección de expedientes de grados; Matrícula e inscripción académica; Actividades relacionadas con los Proyectos de tesis de los alumnos de postgrado y Actividades relacionadas con el proceso de defensa pública o examen de grado de los alumnos de postgrado.
La Directora de la Escuela de Pregrado, Dra. Margarita Carú, manifestó que su unidad realiza una serie de procesos, algunos de ellos bastante complejos. "Sin duda, es importante que como estructura, la Escuela de Pregrado tenga una formalización y regularización de sus procesos, lo que nos permitirá entregar un mejor servicio, más estandarizado, respecto de nuestros académicos y alumnos".
La autoridad universitaria reconoció que obtener este reconocimiento de calidad demandó un gran trabajo para el personal de las Unidades que participaron en la certificación. "Sin embargo, lo positivo es que de ahora en adelante nuestro trabajo se hará más ágil, visible y mucho más transparente", destacó.
De todas maneras, afirmó que los procedimientos deben ser revisados constantemente para ver de qué manera se incorporan otras actividades administrativas en este mejoramiento continuo.
Por su parte, la Secretaria de Estudios de la Facultad de Ciencias, Prof. Orfa Reyes, señaló que la certificación ISO de la Unidad que encabeza representa un avance en varios sentidos. "Nosotros tenemos una serie de procesos o etapas que son críticos durante el año académico, por ejemplo, el período de matrículas. Este ordenamiento certificado nos permitirá una mejor organización y planificación de las actividades que se realizan en nuestra unidad y, de este modo, entregar un mejor servicio a la comunidad universitaria; además nos va a permitir identificar errores y agilizar la comunicación con nuestros usuarios", resaltó.
"Automatizar nuestros procesos significa programar y estandarizar todas nuestras tareas en forma definida, de tal forma que el estudiante, al solicitar algún certificado especifico, reciba el documento indicado y no otro", aclaró la Prof. Reyes.
Uno de los beneficios que trae consigo esta metodología de trabajo -indicó la académica- es que disminuirá los costos operativos pues, se disminuye el gasto en insumos como el papel por ejemplo.
La Directora de la Escuela de Postgrado, Dra. Rosa Alba Lagos, expresó que la certificación con la Norma Internacional ISO de la unidad que dirige permitirá "uniformar y ordenar criterios respecto de los procedimientos que se aplican, de manera que cualquier trámite se realice formal y metódicamente".
En este sentido, valoró el hecho que la Facultad de Ciencias sea pionera en estandarizar sus unidades. "Seguimos a la vanguardia en materia de avances y modernización lo que redundará en un mejor servicio a la comunidad pues, con este ordenamiento sistematizado las posibilidades de cometer errores disminuyen bastante", resaltó la Directora.
Hace tres años, la Facultad de Ciencias se convirtió en la primera Unidad Académica de la Universidad de Chile que se certificó bajo la norma ISO 9001-2008. De acuerdo a esa resolución, recibieron su certificación de calidad las siguientes procesos dependientes de la Dirección Económica y Administrativa: Gestión Económica y Administrativa; Gestión Financiera; Gestión de Recursos Humanos; Gestión de Comunicaciones y Gestión de Proyectos.
En el corto plazo, el próximo desafío es la certificación de los cinco Departamentos de la Facultad de Ciencias.