La actividad, organizada por la Dirección de Gestión Institucional (DGI), se realizó el 18 de abril en la Torre 26 de la Facultad de Economía y Negocios. Contó con la participación de los coordinadores y expertos de los once procesos que se espera sean certificados este 2013 y algunos invitados, sumando un total de 35 asistentes.
Luego del taller práctico las unidades deberán realizar auditorías cruzadas, es decir, revisar la calidad de los procesos de las otras unidades participantes. Para ello tendrán un plazo de cuatro semanas y contarán con el apoyo de la consultora y de la DGI.
Coordinadores de proyectos opinan
Los responsables de coordinar cada proceso concuerdan con la importancia de este proyecto. "La certificación es nuestra contribución desde la gestión al mejoramiento de la calidad de la educación, poniendo el foco en el mejoramiento de los procesos, en la transparencia y oportunidad de la información", reflexiona la Directora del Departamento de Pregrado, Pilar Barba.
"Para la institución los beneficios son innumerables", afirma el Director de la Unidad de Análisis Institucional, Enrique Sthandier. Entre ellos, menciona que la certificación de procesos "permite mejorar la imagen, prestigio y reconocimiento entre sus pares, fortalece su desarrollo y afianza su posición, aumenta la satisfacción de la comunidad universitaria (...) y estimula a la Universidad para entrar en un proceso de mejora continua".
Para el Director de la Dirección de Servicios e Infraestructura, Víctor Serrano, "que la Universidad esté enfrentando la certificación de procesos confirma la intención de mejorar sistemáticamente las cosas".
Oliver Mahn, Coordinador General de la Unidad de Gestión de la Información Institucional, advierte que "es un beneficio para nuestra unidad contar con la certificación ISO en lo que respecta a la solución de problemas, ya que al ajustarnos a procedimientos ya validados se aliviana nuestra toma de decisiones. La ISO 9001 nos da una garantía de que se está actuando bien".
"La certificación de procesos demuestra una preocupación por parte de la Institución de hacer las cosas bien, permite minimizar los costos, y garantiza que los resultados sean los esperados y oportunos", opina la Directora de la Dirección de Recursos Humanos, Elba Rivera.
"El beneficio de la certificación tiene que ver con el ordenamiento de los procesos, permitiéndonos avanzar en lo referido a la Atención de Usuarios a través de la Mesa de Ayuda", advierte su supervisor, Sergio Paillalef.
El Oficial de Seguridad de la Información, de la Dirección Servicios de Tecnologías de Información, Andrés Peñailillo, señala que "en el STI se han establecido políticas y procedimientos de respaldo, los que ahora son reforzados con el proyecto de certificación de calidad. Con la norma hemos estandarizado y formalizado procedimientos, que deben ser conocidos por todos los integrantes de STI".
Patricio Velasco, Director del Departamento de Investigación, reconoce que la certificación "permitirá generar estándares que permitan asegurar la calidad de ciertos procesos, por lo que es una muy buena iniciativa. Los procesos contarán con respaldos documentales, de modo que no dependan de una persona sino que será la Institución la que asumirá la forma de hacer una tarea".
"La certificación de los procesos de Adquisiciones en Organismos Centrales y Tramitación y Pago de Convenios de Honorarios asegurará una mejor calidad del servicio para los usuarios, ajustándonos a estándares internacionales", comenta la Jefa de Unidad de Finanzas de la Dirección Económica y Administrativa Central (DEAC), María Estela Palacios.
Origen del proyecto
Este proyecto comenzó a mediados del 2012, y participan once procesos de la Vicerrectoría de Investigación y Desarrollo (VID), el Departamento de Pregrado, las Direcciones Económica y Administrativa Central (DEAC), de Servicios e Infraestructura (DSI), de Recursos Humanos, de Servicios de Tecnologías de Información (STI), y las Unidades de Análisis Institucional y Proyectos (UAIP) y de Gestión de la Información Institucional (UGII).
Responde al compromiso con la excelencia y calidad de la institución, y pretende optimizar el trabajo al interior de las unidades, orientarlo hacia la comunidad universitaria y consolidar a la Universidad de Chile como líder en gestión.
El desafío es, además de alcanzar la certificación ISO 9001: 2008 de los once procesos en cuestión, que se comience a trabajar con otras unidades funcionales.
El proyecto es coordinado por la Vicerrectoría de Asuntos Económicos y Gestión Institucional (VAEGI), a través de su Dirección de Gestión Institucional (DGI).