"Ser siempre mejor es propio de una Universidad porque tienen la misión de crear donde no hay y eso no lo podemos llevar a cabo sino estamos mejorando de forma permanente", dijo el Vicerrector de Asuntos Económicos y Gestión Institucional Francisco Martínez, en el acto donde se entregaron los certificados ISO 9001:2008 a ocho unidades de Organismos Centrales. Se trató de un ejercicio voluntario en el que los participantes adquirieron distintas herramientas para evaluar y mejorar procesos de gestión, logrando optimizar el trabajo de los equipos.
El Vicerrector Martínez extendió felicitaciones a los funcionarios involucrados en este proceso, recalcando que la Universidad de Chile está llamada a ser una "institución ejemplo, no solamente en la calidad de nuestros estudiantes o de la investigación que realizamos, sino en todo lo que hacemos. Debemos mejorar la satisfacción de nuestra comunidad y siempre ponernos metas superiores".
El proceso a la certificación ISO 9001:2008 se inició en agosto de 2012 e involucró a 8 organismos de la Universidad de Chile: la Dirección Económica y Administrativa Central (DEAC), la Dirección de Servicios e Infraestructura (DSI), la Dirección de Recursos Humanos (RRHH), la Dirección de Servicios de Tecnologías de Información (STI), el Departamento de Pregrado V.A.A. (DPR), la Unidad de Análisis Institucional y Proyectos (UAIP), la Unidad de Gestión de la Información Institucional (UGII) y la Dirección de Investigación, V.I.D. El proyecto involucró más de 100 personas que fueron parte de un proceso de aplicación, documentación e inicio de la mejora de 14 procesos que fueron sometidos a evaluación. Cada uno de estos pasos fue guiado por la Vicerrectoría de Asuntos Económicos y Gestión Institucional (VAEGI) a través de su Dirección de Gestión Institucional (DGI). Junto a esto se llevó a cabo una capacitación en la que se formó a 34 auditores internos.
La obtención de la certificación ISO 9001:2008 también implicó la auditoria de la empresa externa SGS.
Ya se está trabajando en una segunda etapa de certificación de procesos bajo la norma ISO 9001:2008 en la que se levantarán más de 20 procesos de 13 unidades, pertenecientes a la torre 15.
La Directora de Pregrado Pilar Barba recibe el certificado de manos del Vicerrector de Asuntos Académicos Patricio Aceituno.
Indicadores para sustentar la mejora continua
Cristián Céspedes, Director de Gestión Institucional explicó que este proyecto se enmarca en el piloto de Convenios de Desempeño que la Universidad está llevando desde 2008, "dando como resultado un análisis acabado de la estructura organizacional de los servicios centrales y un conjunto de herramientas tecnológicas que tenían como objetivo modernizar y mejorar la gestión en diferentes ámbitos del quehacer de la Universidad".
Junto a esto comentó que este proceso de certificación se relaciona con la "aceptación de una política de calidad y con la mejora continua como metodología de trabajo y forma de abordar los problemas". Finalmente Cristian Céspedes expresó que este logro para Organismo Centrales "es el resultado del compromiso y de la dedicación de todos quienes participaron y eso nos llena de orgullo. Estamos certificados por tres años. Esto significa también un compromiso de ir renovando cada año y seguir trabajando en pro de eso".
Marcelo Fonseca, Gerente de la Empresa Certificadora SGS, manifestó que esta certificación es consecuencia de la madurez institucional de la Universidad. "El certificado que hoy se entrega es el resultado de un trabajo colectivo, planificado y organizado. SGS destaca la gran visión de futuro de la Universidad de Chile por haber decidido dar este importante paso en forma seria y responsable", dijo.
Marcelo Fonseca entrega el diploma a Cristián Céspedes.
La experiencia de la certificación en la VID
Leonardo Reyes, de la Vicerrectoría de Investigación y Desarrollo, comentó la manera en que esta unidad se incorporó al proceso ISO y también de qué forma esto significó una mejora en la gestión. El Coordinador de Unidad de Estudios e Indicadores del Departamento de Investigación, explicó que este organismo se encarga de hacer registro y seguimiento de los resultados de investigación en la Universidad, generando indicadores que den cuenta de este trabajo. "El 2008 partimos el trabajo con el Convenio de Desempeño con el afán de institucionalizar nuestras bases de datos. Para nosotros el principio de esto es que la información esté validada y sea confiable por lo tanto el tema de norma ISO estaba absolutamente normalizado con nuestro trabajo", contó.
No fue un proceso fácil, pero los resultados ya son patentes: hay 12 mil publicaciones de 45 mil autores disponibles que pueden ser vistas por cualquier académico con su cuenta pasaporte a través del portal de los investigadores y en la web http://www.uchile.cl/Publicaciones-VID/ "Somos el proceso que tiene efectivamente mayor cantidad de datos disponibles dentro de los sistemas corporativos, que corresponden a diez años de investigaciones", añadió.
"El proceso certificado por ISO toma la base de datos original, la lleva a los sistemas corporativos. Ahí se asocian los ruts de los académicos y sus Facultades, para luego ponerlo a disposición en los sistemas públicos", agregó Leonardo Reyes.
Otra arista tiene que ver con el seguimiento de los proyectos de investigación, desde que se postula hasta que éstos finalizan. "Esto nos permite a través de indicadores ver las mayores capacidades de investigación, de captura de fondos, de la posibilidad de insertar investigadores jóvenes, postdoctorados, etc.", comentó afirmando que en esta base hay cerca de 6 mil registros.
El Director de Investigación Patricio Velasco y el Vicerrector de Investigación y Desarrollo Sergio Lavandero.
La norma ISO 9001:2008
La norma ISO 9001:2008 fue creada por la Organización Internacional para la Estandarización como la base de los Sistemas de Gestión de Calidad alrededor del mundo, brindando las herramientas para realizar mejoras continuas para la satisfacción de los usuarios de los procesos. Así, las instituciones adhieren voluntariamente a esta norma que permite, además, evaluar y mejorar los procesos de gestión, optimizando el trabajo al interior de los equipos.
Procesos certificados por la norma ISO 9001:2008 y sus respectivas unidades
Dirección Económica y Administrativa Central (DEAC)
- P-DEAC-01 Tramitación y pago de honorarios en la V.A.A.
- P-DEAC-02 Compras Organismos Centrales Universidad de Chile
Dirección de Servicios e Infraestructura (DSI)
- P-DSI-01 Mantención de registro de usuarios Mercado Público
Dirección de Recursos Humanos (RRHH)
- P-RRHH-01 Detección de Necesidades de Capacitación
- P-RRHH-02 Planificación de la capacitación con franquicia SENCE
- P-RRHH-03 Evaluación de la satisfacción de la capacitación
- P-RRHH-04 Evaluación de la transferencia de conocimientos y habilidades al puesto de trabajo
Dirección de Servicios de Tecnologías de Información (STI)
- P-STI-02 Respaldo Servidores de Aplicación
- P-STI-01 Atención de Usuarios
Departamento de Pregrado V.A.A. (DPR)
- P-DPR-01 Seguimiento a la inscripción Académica de Pregrado
Unidad de Análisis Institucional y Proyectos (UAIP)
- P-UAI-01 Provisión de Información a Requirentes externos
Unidad de Gestión de la Información Institucional (UGII)
- P-UGII-01 Procedimiento de actualización de información de transparencia activa
Dirección de Investigación, V.I.D.
- P-VID-01 Vinculación y validación de publicaciones ISI-WOS de la Universidad de Chile
- P-VID-02 Proceso de registro y validación de proyectos de investigación de la Universidad de Chile