Durante el mes de septiembre se realizó el evento “Hacia un Sistema Financiero y Contable para nuestra Universidad” que profundizó sobre las principales características y los desafíos del proyecto U+Gestión que busca implementar el software de gestión SAP en todos las Facultades, Institutos y Organismos de la Universidad de Chile.
El encuentro superó con creces las expectativas de asistencia que tenía el equipo del proyecto inicialmente, convocando a cerca de 300 personas en la plataforma ZOOM, en su mayoría funcionarios y funcionarias de la Universidad, que se conectaron para conocer más sobre este proyecto que está en su segunda fase de implementación. El evento contó con la presencia de distintas autoridades de nuestra institución entre las que se encuentran Heidi Berner, Vicerrectora de Asuntos Económicos y Gestión, José Miguel Piquer, Vicerrector de Tecnologías de la Información, Magdalena Gandolfo, Contralora Universitaria, además de directores, directoras, vicedecanos y vicedecanas de diversos organismos.
Abrió la convocatoria la Vicerrectora Heidi Berner, señalando que el proyecto U+Gestión nace de la necesidad de contar con un único sistema de gestión financiero contable para la universidad y que sus desafíos son “Modernizar la gestión institucional, simplificar y agilizar los procesos, avanzar hacia una mayor equidad en la capacidad de gestión entre los organismos y mejorar la integridad confiabilidad y trazabilidad de la información”
Paulina Tapia, Directora del Proyecto, se refirió al alcance, los procesos impactados, la etapas y estructura temática del proyecto y también de la metodología que se estaba utilizando, haciendo hincapié en el modo colaborativo de co-construcción a través de mesas de trabajo con representantes de los distintos organismos.
La Directora de Proyecto también abordó el modelo de gobernanza de esta iniciativa, explicando cómo se conforman y la importancia de sus comités en la toma de decisiones estratégicas y operativas del proyecto. Por último, hizo mención a los factores mapeados que tenían una incidencia significativa en el éxito del proyecto, como por ejemplo la capacitación de las y los funcionarios que usarán SAP y el compromiso de la alta dirección durante la implementación.
Después de la intervención de los líderes de los distintos frentes que conforman el proyecto para contar sobre las próximas actividades planificadas en sus ámbitos de acción, y para ir cerrando el encuentro tomó la palabra el Vicerrector José Miguel Piquer, que profundizó en la importancia del proyecto para la Universidad, desde la vereda de la tecnología, poniendo énfasis en la urgencia de reemplazar los sistemas antiguos con los que opera actualmente la Universidad por el peligro que puede significar la obsolescencia tecnológica en la continuidad y operatividad de los sistemas.
Para el vicerrector, es clave para el éxito del proyecto que la organización entera se comprometa, confíe y se esfuerce “y asegurarnos que durante los próximos dos años este sea un proyecto prioritario al que nos vamos a dedicar, vamos a apoyar y vamos a empujar para que ocurra, y necesitamos que lo hagamos creyendo de que lo vamos a lograr para que en dos años tengamos una Universidad funcional, moderna y que nos permita enfrentar los grandes desafíos que nos toque vivir como en estos difíciles años”