Para dar el puntapié inicial a esta nueva plataforma digital, se realizó un lanzamiento en el auditorio de la facultad que fue liderado por el Dr. José Manuel Yáñez, Decano de Favet, y al cual asistió el equipo directivo, directores de Departamentos, jefes de Laboratorios de Servicios, de Proyectos y de Unidades, así como también un gran número de integrantes del plantel académico y del personal de colaboración de la comunidad.
“Estamos avanzando en el uso de herramientas digitales, modernizando procedimientos, haciéndolos más amigables para la comunidad. También va en línea con nuestro objetivo de ser una facultad más sustentable, al contribuir con el cuidado del medio ambiente disminuyendo el uso de papel. Es importante comprender que este cambio requiere de un trabajo en equipo, por eso los insto a entregar un feedback constructivo que favorezca a la mejora de esta nueva herramienta”, sostuvo el Decano Yáñez en su mensaje de bienvenida.
Roxana Payacán, directora Económica y Administrativa, fue la encargada de presentar la plataforma a la comunidad, que está en línea con el Plan del Desarrollo Institucional de la facultad, y sus objetivos principales que contemplan modernizar, agilizar y optimizar la gestión administrativa que se realiza en la facultad.
“El objetivo de esta primera fase es impulsar la modernización de la gestión administrativa, facilitar la tramitación de requerimientos internos y así prestar mejor servicio a la comunidad Favet. Adscribirnos a la transformación digital, más amigable con el medioambiente y optimizando los tiempos, disminuyendo el impreso de papel. Ahora iniciamos el proceso de capacitación y acompañamiento en el uso de la plataforma, ya que su diseño fue motivado en facilitar y apoyar la comunicación al interior de la Facultad, por tanto, este proceso será relevante para avanzar en la mejora continua de la gestión administrativa”, sostuvo la directora Payacán.
Con esta modernización del sistema administrativo hay dos cambios significativos. El primero es que se dejará de utilizar el conocido CMS, para realizar las órdenes internas directamente desde la plataforma y dependiendo del requerimiento. Por otra parte, se utilizará el tramitador de firmas, mediante el cual se puede revisar y firmar digitalmente órdenes por las diferentes personas involucradas, sin necesidad de imprimir papeles.
Asimismo, puntualizó la directora Payacán, este sistema busca entregar información financiera oportuna y actualizada de manera resumida, donde cada responsable de centro de costo pueda visualizar el estado de ingresos, gastos y saldos de caja. “En una segunda fase se pretende brindar trazabilidad, conjuntamente con la migración a SAP que permitirá conocer en tiempo real la ejecución presupuestaria por centro de costos”, añadió.
“En la plataforma se puede ver una descripción detallada de los procedimientos más frecuentes, con el fin de que tengan claridad en el trámite que realizarán y las instrucciones de proceso”, explicó Vladimir Venegas, encargado de la Unidad de Asuntos Estudiantiles y Comunitarios, quien desarrolló el sitio donde se aloja el nuevo sistema de gestión.
La Plataforma de Gestión Administrativa está disponible en línea a través del siguiente link y permite realizar trámites como gestión de proyectos, solicitudes de pagos, cometidos, órdenes internas para compras, mantención, entre otros. Asimismo, despliega las instrucciones para realizar cada proceso y agilizar su gestión.
En el marco del lanzamiento la directora Payacán destacó para finalizar que en “en esta primera fase, es necesario brindar el apoyo y acompañamiento, donde será de gran aporte la retroalimentación que recibamos por parte de las y los usuarios de la comunidad de Favet. Esperamos dar continuidad al desarrollo de la plataforma incorporando funcionalidades que permitan entregar trazabilidad, mejora continua y tiempos de respuesta”.