Durante el mes de agosto será distribuido en Organismos Centrales el Informe de Gestión de Libro Electrónico, correspondiente al primer semestre 2013, el cual describe el uso y funcionamiento de la plataforma entre enero y junio de dicho año.
Adicionalmente, el documento contiene información cuantitativa sobe la evolución del flujo de las comunicaciones, ranking del uso del sistema e información de gestión de las unidades que lo utilizan.
El Libro Electrónico de Correspondencia fue lanzado el año 2011, con el fin de registrar el flujo de todo tipo de documentos. Entre sus ventajas se encuentra registrar la recepción de documentos, realizar búsquedas, gestionar lista de destinatarios, visualizar la ruta seguida, acceso al historial de entrada y salida, entre otras.
Sus principales beneficios son contribuir al proceso de modernización de la Universidad, además de mejorar el registro de toda clase de documentos, y enviar de forma digital todos aquellos documentos que no requieran ejemplares físicos para contemplar su tratamiento. Esta funcionalidad permitirá la eliminación paulatina del traslado físico, y con ello los despachos podrán realizarse de manera inmediata.
Estas ventajas llevaron a que durante el año 2012 se facilitara el traslado de más de 60.000 expedientes. Es más, sólo el primer semestre del año 2012 se registró el traslado de 11.105 documentos, cifra que se triplicó durante el mismo período del 2013, con un total de 38.209 expedientes.
Actualmente, el sistema es utilizado por 43 unidades, entre las que se encuentran Rectoría, Prorrectoría, Dirección de Relaciones Internacionales, Dirección Jurídica, Oficina de Títulos y Grados, Secretaría General, Departamento Postgrado, Coordinación Cursos de Formación General, Dirección de Bienestar Estudiantil, Unidad de Autoevaluación, Acreditación y Calidad, y el Departamento de Pregrado.
Sobre la interacción de las unidades, se presenta el siguiente gráfico interactivo:
Las unidades mencionadas suman 80 funcionarios capacitados en el Libro Electrónico, y se espera próximamente integrar a la totalidad de usuarios de Servicios Centrales.
Además de este informe, la Dirección de Gestión Institucional (DGI) elabora semanalmente reportes que describen su uso, incluyendo el proporcionado por la Unidad de Gestión Documental (UGD), los que son posteriormente enviados a cada unidad.
El Libro Electrónico es administrado por la DGI, en conjunto con la UGD de la Dirección de Servicios e Infraestructura (DSI), y forma parte del Plan de Modernización de la Gestión Institucional enmarcado en el Convenio de Desempeño.